Conditions générales

Conditions Générales d'Utilisation

Le site internet www.vireo.lu (ci-après, le « Site Internet ») ainsi que https://my.vireo.lu (ci-après, la « Plateforme ») sont mis en ligne par VIREO, une société à responsabilité limitée établie au 4 rue Jean-Pierre Brasseur, à L-1258 Luxembourg, inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B222152 et représentée par son gérant actuellement en fonction, (ci-après « VIREO »).

1- Objet

Aux termes des présentes conditions générales d’utilisation, VIREO met à disposition de toute personne utilisant le Site Internet & la Plateforme (ci-après l’« Utilisateur ») :

  • un Site internet permettant de consulter diverses informations relatives aux offres proposées par VIREO
  • une Plateforme destinée aux abonnés (employés d’une entreprise), à savoir :
    • My Health : un outil de mesure et de prévention concernant la santé mentale des salariés d’une entreprise ;
    • My Tax : le premier conseiller fiscal pour les personnes physiques résidentes et non-résidentes permettant d’établir leurs déclarations fiscales (ou décomptes annuels) au Luxembourg. Ce système inclut les éventuels formulaires annexes à la déclaration fiscale ;
    • My Lawyer : un outil d’analyse du besoin et de mise en relation avec avocat spécialisé ; 
    • My Need composé de My Insure & de My Credit : un outil d’analyse du besoin et de mise en relation avec un courtier en assurance et/ou en crédit afin d’assurer une grande neutralité ;
    • My First Step : un outil d’accompagnement pour se lancer dans la vie active luxembourgeoise ainsi que la possibilité d’un didacticiel personnalisé pour présenter l’entreprise et rassembler les documents/informations utiles à l’intégration d’un nouveau talent ;
    • My Benefits : un outil qui rassemble les avantages salariaux de l’entreprise et peut les animer / présenter sous forme de didacticiels.

Et le tout, via une connexion à un espace sécurisé dédié à l’Utilisateur.

S’agissant notamment d’informations personnelles, patrimoniales et/ou fiscales, ses dernières revêtent un caractère strictement confidentiel.

2- Accès au Site Internet et à la Plateforme
  • Compte de l’Utilisateur

Préalablement à toute connexion, l’inscription de l’Utilisateur sur le Site Internet (ainsi que sur la Plateforme et la création de son espace personnel) est impérative (ci-après le « Compte »).

L’Utilisateur s’interdit de communiquer les informations relatives à son Compte (et ce comprenant ses codes d’accès) à quiconque. L’Utilisateur est le seul responsable du maintien de la confidentialité et de la sécurité de son Compte, et de toutes les activités qui y sont liées directement ou par son biais. L’Utilisateur s’engage à signaler immédiatement à VIREO toute atteinte à la sécurité de son Compte. L’Utilisateur reconnait et accepte expressément que le Site Internet et/ou la Plateforme sont conçus et destinés à un usage strictement personnel. En ce sens, l’Utilisateur s’abstiendra de partager les informations de son Compte avec quiconque. Sous réserve d’avoir fait preuve de compétence raisonnable et de diligence, VIREO ne pourra être responsable de la divulgation d’informations confidentielles ou des pertes résultant de l’utilisation non autorisée au Compte de l’Utilisateur et du non-respect de ces règles d’utilisation.

Afin d’utiliser le Site Internet et/ou la Plateforme, l’Utilisateur doit saisir son identifiant et son code d’accès pour authentifier le Compte. L’Utilisateur accepte de fournir des informations exactes et complètes lors de son inscription, et de mettre à jour ses données d’inscription pour assurer qu’elles soient toujours exactes et complètes. À défaut de fournir des données d’inscription exactes, actuelles et complètes au Site Internet et/ou sur la Plateforme, VIREO se réserve le droit de suspendre ou de résilier le Compte de l’Utilisateur et d’en informer, le cas échéant, l’employeur si c’est ce dernier qui a souscrit ce service au bénéfice de son salarié. L’Utilisateur accepte que VIREO stocke et utilise les données d’inscription au Site Internet et/ou sur la Plateforme que l’Utilisateur fournit.

Les Utilisateurs disposent d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression concernant les données qui les concernent personnellement. Ce droit peut être exercé par voie postale auprès de VIREO au 4 rue Jean-Pierre Brasseur à L-1258 Luxembourg ou par voie électronique à : info@vireo.lu

  • Connexion

Tout Utilisateur peut se connecter gracieusement au Site Internet dans le but de consulter les informations publiées.

Tout Utilisateur peut se connecter gracieusement à la Plateforme dans le but d’utiliser les services mis à sa disposition.

L’utilisation du Site Internet et/ou de la Plateforme peuvent requérir des appareils compatibles, un accès à internet et l’installation de certains logiciels (des frais pouvant s’appliquer). Les performances du Site Internet et/ou de la Plateforme peuvent être affectées par le bon fonctionnement de ces facteurs. L’Utilisateur reconnait et accepte qu’il est de sa responsabilité de remplir les conditions de bon fonctionnement du Site Internet et/ou de la Plateforme.

  • Restriction d’utilisation

L’Utilisateur accepte d’utiliser le Site Internet et/ou la Plateforme uniquement aux fins autorisées par les présentes conditions générales et conformément aux lois et réglementations applicables, ou aux pratiques généralement acceptées.

Si l’utilisation du Site Internet et/ou de la Plateforme faite par l’Utilisateur, ou tout autre comportement de ce dernier menace intentionnellement ou non la capacité de VIREO  à maintenir le Site Internet, la Plateforme ainsi que la confidentialité des informations qui y sont attachées, ou de tout autre système, VIREO pourra prendre toutes les mesures raisonnables afin de protéger le Site Internet, la Plateforme et/ou de préserver les informations confidentielles stockées, y compris la suspension ou la résiliation immédiate du droit d’accès de l’Utilisateur au Site Internet et/ou à la Plateforme.

  • Disponibilité du Site Internet et/ou de la Plateforme

Le Site Internet, la Plateforme ou toute fonctionnalité ou partie, peut ne pas être disponible dans tous les pays. VIREO ne garantit pas que le Site Internet, la Plateforme ou toute fonctionnalité ou partie de ceux-ci, soit approprié ou disponible n’importe où. L’Utilisateur choisit d’accéder et d’utiliser le Site Internet et/ou la Plateforme selon sa propre initiative et est partant responsable d’agir conformément à toute loi applicable.

  • Cookies

VIREO souhaite informer l’Utilisateur de manière claire et transparente sur l’usage des cookies lors de sa navigation sur le Site Internet et sur la Plateforme.

Un cookie est un fichier texte stocké sur le disque dur du terminal de l’Utilisateur (ordinateur, tablette, mobile) par le biais de son logiciel de navigation à l’occasion de la consultation du Site Internet et de la Plateforme.

Cela signifie qu’un cookie est envoyé à VIREO à chaque fois que l’Utilisateur ouvre une page du Site Internet ou de la Plateforme à partir de son ordinateur ou de son appareil mobile. Les cookies enregistrés par VIREO ou par des tiers lorsque l’Utilisateur visite le Site Internet et/ou la Plateforme ne reconnaissent pas personnellement l’Utilisateur en tant qu’individu, mais reconnaissent seulement l’appareil qu’il est en train d’utiliser. Les cookies ne stockent aucune donnée personnelle sensible mais donnent simplement une information sur la navigation de l’Utilisateur de façon à ce que son terminal puisse être reconnu plus tard.

Les cookies ne causent aucun dommage à l’appareil de l’Utilisateur mais permettent plus facilement par exemple de retrouver ses préférences, de pré-remplir certains champs et d’adapter le contenu des services de VIREO.

VIREO ne pourra en aucun cas être reconnu responsable de quelque dommage que ce soit résultant ou provenant de cookies sur l’appareil de l’Utilisateur.

Seul l’Utilisateur choisit s’il souhaite avoir des cookies enregistrés sur son appareil et l’Utilisateur peut facilement contrôler l’enregistrement des cookies. Le refus d’acceptation des cookies entravera la libre consultation du Site Internet et/ou de la Plateforme par l’Utilisateur.

  • Absence de transfert de droit

Aucune disposition des présentes conditions générales ne doit avoir pour effet de conférer à l’Utilisateur tout intérêt, titre ou licence concernant un identifiant du Site Internet, de la Plateforme, un nom de domaine, une adresse e-mail ou une ressource similaire utilisée par l’Utilisateur en relation avec le Site Internet.

3- Obligations de l’Utilisateur

L’accès au Site Internet et/ou à la Plateforme ainsi que la consultation des informations qu’il contient, de même que toute interprétation qui pourrait en être faite, est effectuée sous la seule responsabilité de l’Utilisateur qui s’engage à en faire un usage strictement personnel et non commercial.

4- Obligations de VIREO

VIREO consacrera, dans les limites du raisonnable, tous les moyens à sa disposition afin d’assurer une continuité dans l’accès au Site Internet et/ou de la Plateforme et de permettre à l’Utilisateur un usage optimal de ce dernier. L’engagement de VIREO ressort d’une simple obligation de moyens.

VIREO se réserve en outre le droit à tout moment de suspendre à tout moment l’accès à son Site Internet et/ou de sa Plateforme dans le cadre d’interventions telles que maintenances et mises à niveau des logiciels, entretiens et évolution du matériel, mises à jour du contenu, …

5- Suppression du Compte de l’Utilisateur
  • À l’initiative de l’Utilisateur

L’Utilisateur peut demander la suppression son Compte ou arrêter d’utiliser le Site Internet et/ou la Plateforme à tout moment. Pour supprimer le Compte, l’Utilisateur doit en faire la demande par voie postale auprès de VIREO au 4 rue Jean-Pierre Brasseur à L-1258 Luxembourg ou par voie électronique à info@vireo.lu

Si l’Utilisateur demande la suppression de son Compte, il n’aura plus accès au Site Internet et/ou à la Plateforme par le biais de cet identifiant. Cette opération est irréversible.

  • À l’initiative de VIREO

VIREO peut à tout moment, et sans préavis, supprimer immédiatement ou suspendre tout ou partie du Compte de l’Utilisateur ou de l’accès au Site Internet et/ou de la Plateforme en cas de problèmes techniques ou de sécurité inattendus et mettant notamment en danger la sécurité des informations confidentielles liées à l’Utilisateur. Une telle suppression ou suspension sera effectuée par VIREO à son entière discrétion, et VIREO ne pourra être tenu responsable envers quiconque des dommages pouvant résulter de cette suppression ou suspension de l’Utilisateur ou de l’accès au Site Internet et/ou de l’accès à la Plateforme.

6- Confidentialité

VIREO s’engage à respecter la plus stricte confidentialité des informations relatives à l’Utilisateur pendant toute la durée de sa présence sur le Site Internet et/ou sur la Plateforme.

En particulier, en ce qui concerne les Informations Confidentielles (telles que celles-ci sont définies ci-dessous), sous réserve de l’article 10 des présentes conditions générales, VIREO s’engage à :

  • ne pas les utiliser à d’autres fins que l’exécution des présentes ;
  • ne pas les communiquer à des tiers, de quelque manière que ce soit, sans l’accord préalable et écrit de l’Utilisateur concerné ;
  • en préserver le caractère confidentiel par l’application de dispositions similaires à celles qu’elle utilise habituellement pour protéger ses propres informations confidentielles ;
  • faire en sorte que les sous-traitants avec lesquels elle serait appelée à collaborer respectent les mêmes contraintes.

Par “Informations Confidentielles” au sens des présentes, on entend toutes les informations de quelque nature que ce soit et sous quelque forme que ce soit qui seraient communiquées par l’une des Parties à l’autre, ou dont l’une Partie viendrait à prendre connaissance dans le cadre de l’exécution des présentes, que ces informations soient ou non relatives à leur objet, soient ou non propriété de l’autre Partie.

Nonobstant les dispositions ci-dessus, dans le seul but d’assurer correctement ses prestations, VIREO pourra permettre l’accès aux Informations Confidentielles à des tiers agréés, notamment aux prestataires de services informatiques, à la condition que cet accès soit nécessaire à la mise en œuvre des services et/ou à l’entretien du Site Internet (et/ou de la Plateforme).

Il ne pourrait être question de communiquer à des tiers les Informations Confidentielles dans un but commercial ou pour un usage non autorisé aux termes des présentes.

Il est rappelé que le secret des correspondances n’est pas garanti sur le réseau Internet et qu’il appartient à chaque Utilisateur du Site Internet et/ou de la Plateforme de prendre toutes les mesures appropriées, de façon à protéger ses propres données.

7– Responsabilité

Le Site Internet et/ou la Plateforme est/sont un moyen destiné à aider l’Utilisateur dans ses interactions avec différents organismes et/ou prestataires. Il n’a nullement vocation de se substituer à l’appréciation ou au jugement de l’Utilisateur.

En aucun cas, VIREO ne pourra être tenu responsable des conséquences, de quelque nature que ce soit, liées aux documents éventuellement générés par le Site Internet, de sa Plateforme et/ou de l’une de ses fonctionnalités, et ce sur base des informations transmises par l’Utilisateur.

Les fonctionnalités offertes par le Site Internet, par la Plateforme, et les documents qui y sont générés par ce biais, seront conformes à la législation luxembourgeoise applicable à cet instant à la meilleure connaissance de VIREO.

En aucun cas, VIREO ne pourra être considéré comme responsable d’un quelconque préjudice subi par l’Utilisateur – ou par des personnes auxquelles ce dernier aurait volontairement ou involontairement permis l’accès au Site Internet et/ou à la plateforme – à cause d’un fait intervenu hors du contrôle exclusif de VIREO, et notamment d’un dommage relevant :

  • de l’authenticité, de l’exactitude ou de la pertinence des informations transmises à VIREO par les Utilisateurs ;
  • et/ou de l’usage inapproprié, fautif ou non, du Site Internet et/ou de la Plateforme par l’Utilisateur ;
  • et/ou d’un dysfonctionnement des matériels et/ou logiciels employés par l’Utilisateur pour accéder au Site Internet et/ou à la Plateforme causé – entre autres – par un virus, une faille de sécurité, un spyware, un rootkit, un problème de serveur … et ce, quel que soit la personne ou le système informatique qui subit ledit dommage ;
  • et/ou d’une suspension ou d’une perturbation de l’accès au Site Internet et/ou de la Plateforme résultant de l’action d’un tiers et/ou d’un cas de force majeure incluant notamment les conflits du travail (grève, lock-out…) au sein de VIREO ou de tout sous-traitant participant à la parfaite disponibilité du Site Internet et/ou de la Plateforme ;
  • et/ou de l’impossibilité temporaire de consulter les sources d’informations accessibles à partir du Site Internet et/ou de la Plateforme via des liens vers d’autres sites.

VIREO ne pourrait être tenu responsable à l’égard de ces mêmes personnes d’aucun dommage indirect. Sa responsabilité serait en tout état de cause limitée au préjudice direct causé par le Site Internet au titre :

  • d’une quelconque perturbation dans l’accès au Site Internet et/ou de la plateforme par l’Utilisateur du seul fait d’une faute de VIREO prouvée par l’Utilisateur ;
  • et/ou des dommages résultant de la consultation du Site Internet, de la Plateforme et/ou de l’utilisation des informations qu’ils contiennent ;
  • et/ou des dommages causés par le Site Internet et/ou de la Plateforme au système informatique mis en œuvre par l’Utilisateur pour accéder au dit site.
8– Garantie d’indemnisation

L’Utilisateur tiendra quitte et indemne VIREO, ses représentants, employés et partenaires de toute indemnisation contre toute perte, dommage, dépense, coût, action, réclamation, poursuite, litige, obligation, demande et responsabilité qui pourrait être intenté par un tiers pour (i) toute utilisation de l’Utilisateur du Site Internet et/ou de la Plateforme, ainsi que (ii) toute violation de l’Utilisateur des présentes conditions générales.

9- Propriété intellectuelle

VIREO et/ou ses auteurs sont propriétaires du contenu et de la présentation générale du Site Internet et de la Plateforme (code source du site, pages fixes ou automatiquement générées, photos, dessins, illustrations, sons, vidéos, noms, marques, logos, bases de données, logiciels, algorithmes, …).

L’ensemble de ces éléments est donc protégé par le droit luxembourgeois de la propriété intellectuelle, et ce à l’exception des droits dont des tiers pourraient bénéficier sur certains de ces éléments.

Sous réserve expresse des dispositions légales en la matière et/ou d’une autorisation écrite et préalable de VIREO, toute copie, représentation, diffusion ou rediffusion, modification en tout ou partie, vente, revente, retransmission ou mise à la disposition de tiers, ce en tout ou partie, du contenu de ce site sur quelque support ou par tout procédé que ce soit serait constitutif d’une contrefaçon susceptible d’engager la responsabilité civile et pénale du contrefacteur.

Tout contenu reproduit et/ou diffusé en vertu d’une disposition légale ou d’une autorisation écrite et préalable de VIREO doit comporter à l’identique toutes les mentions relatives au droit d’auteur, autres légendes et informations quant aux marques déposées figurant sur l’original, ainsi que de la source, en citant l’adresse internet (URL) de la page et la mention « © VIREO ».

10- Sécurité des données

VIREO prend toutes les précautions utiles au regard de l’état actuel de la technologie et de la nature des données traitées et conservées afin de préserver la sécurité et l’intégrité de ces données et, notamment, empêcher qu’elles soient altérées, perdues, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

VIREO ou ses prestataires conservent toutes les données fiscales sur des bases de données sécurisées et sauvegardées régulièrement, qui répondent aux normes les plus strictes imposées pour la confidentialité et l’intégrité des données fiscales.

VIREO pourra faire appel à des partenaires localisés en dehors de la zone euro. Ces prestataires garantiront un accès limité et vérifié aux données personnelles et/ou confidentielles, par les seules personnes autorisées. Le serveur de ces partenaires pourra être localisé en dehors de la zone euro, aussi longtemps que la sécurité des données sera préservée.

11- Données personnelles

En sa qualité de responsable du traitement des données, VIREO est conduit à recueillir auprès de l’Utilisateur des données personnelles (toute information, de quelque nature que ce soit y compris de nature fiscale, se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable) directement concernant l’Utilisateur. Ces données sont enregistrées dans les systèmes d’information de VIREO et/ou de ses prestataires.

Des données électroniques peuvent également être collectées et/ou déposées sur le système informatique de l’Utilisateur à des fins de gestion de sa connexion et de sa navigation sur le Site Internet et/ou de la Plateforme. L’Utilisateur peut refuser l’utilisation de ces fichiers (aussi appelés « cookies ») via la configuration de son navigateur internet.

L’adhésion aux présentes conditions vaut consentement de l’Utilisateur au traitement des données personnelles le concernant décrit au présent article, certaines de ces données étant obligatoires pour le traitement des demandes de l’Utilisateur.

Les données collectées sont appelées à être utilisées dans le cadre de l’analyse de la situation fiscale de l’Utilisateur.

Des données seront automatiquement collectées et sauvegardées par les navigateurs (« Server-log-files »). Ces données pourront être librement transférées à des fins d’analyse statistique, de sécurité et d’amélioration du service offert par VIREO et ses partenaires. Des données indirectement nominatives à usage statistique peuvent également être collectées à des fins de gestion de votre connexion et de votre navigation. En aucun cas, ces données ne peuvent être utilisées à des fins commerciales.

Les données recueillies ne pourront être communiquées par VIREO à ses prestataires techniques dans la limite strictement nécessaire au bon fonctionnement du Site Internet et/ou de la Plateforme. Ces communications peuvent également avoir pour objet d’assurer la sécurité des réseaux informatiques et des transmissions ou répondre à des obligations légales dont VIREO est débiteur.

Les données recueillies seront également communiquées à des tiers lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

L’Utilisateur concerné par ces traitements dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel le concernant, ainsi que celui de demander à ce que soient rectifiées, mises à jour ou supprimées les données inexactes, incomplètes ou périmées et de s’opposer, sous réserve de justifier d’un motif légitime, à ce que des données personnelles le concernant fassent l’objet d’un traitement.

Cette opposition peut toutefois entraîner l’impossibilité pour VIREO de fournir les services décrits aux présentes. Ces droits peuvent être exercés auprès du responsable du traitement par courrier électronique à l’adresse gdpr@vireo.lu ou par courrier postal à l’attention de : VIREO – Service qualité – 4 rue Jean-Pierre Brasseur, à L-1258 Luxembourg.

Conformément au Règlement (UE) N°611/2013, VIREO s’engage d’avertir la Commission Nationale pour la Protection des Données du Grand-Duché du Luxembourg de la violation dans un délai de 24 heures à partir du constat d’une violation de sécurité et de la confidentialité de données à caractère personnel et VIREO s’engage de surcroît de vous informer à condition que l’incident constaté soit susceptible d’affecter défavorablement le niveau de la protection de votre vie privée et de vos données.

L’Utilisateur reconnait et accepte que VIREO ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’une violation de la sécurité entraînant accidentellement ou de manière illicite la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé de données à caractère personnel transmises, stockées ou traitées en relation avec le Site Internet et/ou avec la Plateforme.

12- Contact de l’Utilisateur

VIREO pourra contacter l’Utilisateur via le Site Internet, par la Plateforme et/ou par email à chaque fois que le bon fonctionnement du Site Internet et/ou de la Plateforme le justifiera, ainsi qu’à chaque fois que VIREO devra établir un contact avec l’Utilisateur, pour quelque raison que ce soit.

13- Convention de preuve

Afin d’enregistrer l’inscription ainsi que l’acceptation des présentes conditions et de ses futurs avenants, VIREO et ses prestataires disposent d’un système informatique stockant ces informations (identification des personnes, principe de l’acceptation, …) dans une base de données informatique.

L’Utilisateur reconnait que lesdites informations auront valeur de preuve et feront foi dans ses relations avec VIREO et ses prestataires.

14- Modification des présentes conditions générales

VIREO se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes conditions générales et d’imposer des conditions nouvelles ou additionnelles concernant l’utilisation du Site Internet et/ou de la Plateforme. Ces modifications et conditions additionnelles seront communiquées à l’Utilisateur et, si ce dernier les accepte, elles entreront en vigueur immédiatement et feront partie intégrante des présentes conditions générales applicables. Si l’Utilisateur refuse d’accepter ces modifications ou ces conditions additionnelles, VIREO se réserve le droit de résilier le Compte de l’Utilisateur. L’Utilisateur accepte que VIREO n’engage pas sa responsabilité envers lui ou tout tiers en ce qui concerne des modifications ou la cessation du Site Internet (et/ou de la Plateforme).

15- Nullité de clause

La nullité d’une des clauses des présentes conditions générales n’entache aucunement la validité des autres clauses des présentes conditions générales.

16- Droit applicable et attribution de juridiction

Les présentes conditions générales d’utilisation sont régies par le droit luxembourgeois.

Tout contentieux les concernant est soumis à la compétence exclusive des juridictions luxembourgeoises de et à Luxembourg-ville.